Где указать когда начат журнал учета движения трудовых книжек

Нормативные материалы: Книга учета движения трудовых книжек: правила заполнения и образец Каждая организация, бюджетная или коммерческая, контролирует и учитывает входящую и исходящую документацию. Предприниматели тоже не освобождены от этой обязанности. Учет трудовых книжек, а также других документов, касающихся приема и увольнения сотрудников, ведет кадровая служба.

Однако, в некоторых компаниях продолжают действовать реестры от г с ю графами, и они имеют право на существование до тех пор, пока страницы в них не закончатся. После этого нужно будет перейти на формуляр нового образца. Внимание, штраф За ведение журнала старого образца грозит штраф. Его нужно закрыть, письменно пояснив причину закрытия, и завести новый. При этом старый документ недопустимо уничтожать, ведь он содержит важные сведения. Следует также учесть, что преждевременная утилизация ведомости будет большей ошибкой, нежели ведение ее не по форме.

Где указать когда начат журнал учета движения трудовых книжек

Как правильно вести? Все нюансы и основные положению заполнения основываются на представленных Правилах. Прежде чем начать вносить записи в Книгу, она должна быть надлежаще подготовлена: пронумерована; подписана; опломбирована.

В ней должны регистрироваться трудовые книжки при приёме и увольнении, то есть когда ответственное лицо получает их на хранение и передаёт владельцу по окончании этого периода. Кроме этого учёту в журнале подлежат книжки, оформленные непосредственно на предприятии на чистом бланке. Они заводятся работникам, которые приступают к трудовым обязанностям впервые. Каждая запись о приёме ТК всегда вносится под соответствующим порядковым номером.

Для того, чтобы её оформить, нужно заполнить 11 граф, каждая из которых содержит совокупность сведений о трудовой владельца и об основаниях её принятия на хранение, которыми являются приказы о приёме на работу.

Две последние графы — 12 и 13 оформляются при увольнении. Он оформляет приказом уполномоченное лицо, которое разделяет с ним эту ответственность. Выбор уполномоченного зависит: От масштабности предприятия, на котором производится учёт и хранение ТК. От наличия на предприятии штатных кадровиков. От личных предпочтений руководителя, который выбирает ответственного за ведение журнала на основании различных подходов к вопросу.

Книга заполняется аккуратно, без помарок, шариковой ручкой или чернилами синего, фиолетового или чёрного цвета. Каждая запись наделена собственным уникальным номером, под которым вносятся сведения о движении ТК.

Как заполнять? В Книгу вписываются сведения о книжках, передаваемых на хранение работодателю при поступлении на работу. Момент заполнения последней колонки у многих неопытных кадровиков вызывает вопросы, которые необходимо рассмотреть отдельно.

Казалось бы, нет ничего проще проставленной в 13 графе подписи при получении трудовой. Однако в случае неявки за ней работника лично, возникают сомнения в том — кто может поставить подпись. Правила и инструкции, на основании которых производится учёт и ведение трудовых книжек, нигде прямо не отвечают на этот вопрос. Кроме этого, внимательно изучив нормативные документы — невозможно найти какого либо запрета на подпись в журнале лица, который забирает трудовую работника: по доверенности; в случае смерти.

То же касается кадровика, пересылающего трудовую книжку почтой. При оформлении её на хранение в случае неполучения работником уполномоченный так же окажется в затруднительном положении.

Он может посчитать возможным выходом — внесение собственной подписи. Но подобное окажется нарушением нормативов, в которых указано, что подпись за получение трудовой работник ставит лично. Из этого положения следует недопустимость проставления в журнале чужой подписи. Однако в перечисленных случаях в последней графе необходимо сделать пометку со ссылкой на документ: номер почтовой квитанции; Как подписывать титульный лист?

Титульный лист заполняется ответственным лицом, которого приказом назначил руководитель предприятия. Прежде чем заполнить его, необходимо, чтобы книга соответствовала предъявляемым к ней требованиям, с нумерацией страниц и опломбировкой. После этого уполномоченный на заполнение специалист может приступить к заполнению титульного листа.

Записи должны вноситься аккуратно и без помарок — эти требования предъявляются ко всем без исключения записям, вносимым в журнал. Наименование предприятия, на котором осуществляется учёт ТК должно вноситься правильно и в соответствии с правоустанавливающими документами предприятия, то есть должно полностью совпадать с наименованием в учредительном документе.

Также нужно указать форму и тип собственности предприятия. Если титульный лист оформляется индивидуальным предпринимателем собственноручно, по причине отсутствия специалистов, ответственных за делопроизводство, ему необходимо прописать форму собственности ИП, а далее внести свои личные данные полностью, в качестве наименования предприятия.

Эти данные полностью должны совпадать со сведениями, используемыми при регистрации ИП, а также — с паспортными данными. Затруднение в некоторых случаях вызывает дата хранения, где необходимо указать срок, в течение которого журнал будет находиться в организации.

Этот срок устанавливается локальным актом приказом и составляет от 50 до 75 лет. При внесении записи необходимо поставить дату заполнения титульного листа в качестве отправной точки начала ведения и учёта ТК, а далее через тире поставить аналогичное число, а год — на 50 или 75 лет больше, в зависимости от решения руководителя. Исправления Учитывая наличие человеческого фактора, сложно полностью застраховаться от ошибок. Несмотря на то, что Правила прописывают заполнять журнал без помарок и ошибок, предусмотрено, что ошибки всё равно могут быть допущены.

Ни в коем случае нельзя допускать исправления ошибок. Журнал — документ строжайшего учёта и контроля, исправления в котором аналогичны подделке документов. Некомпетентный работник, внёсший непосредственное исправление в Книгу учёта может значительно пострадать от своей недальновидности.

Наличие пломб, печатей и нумерации листов обозначает, что никакое неправомерное вторжение в записи производиться не может. Не являются исключением и неправомерные исправления. При допущении ошибки нельзя: ластиком; зачёркивать букву или номер и исправлять их в тексте.

Поэтому будет не лишним издать приказ или другой нормативный акт локального происхождения, который позволит кадровику исправлять ошибки по стандарту, установленному для конкретного журнала учёта. Можно составить памятку исправления ошибок, которой пользуются некоторые кадровики, понимая, что кадровый работник или лицо, уполномоченное за ведение журнала, может перемениться и начать исправление ошибок по собственному усмотрению.

Желательно этого избегать, как собственно — стремиться избегать допуска ошибок в принципе. Существует два правомочных варианта, которые предусматривают возможность исправления ошибок в документах, если иное не предусмотрено специальными инструкциями. Обязательно проставляется должность лица, исправившего ошибку, с указанием фамилии и инициалов. После этого необходимо внести верную запись. По правовому статусу оба способа равнозначны.

Однако для ведения одного журнала желательно избрать определённый способ исправления ошибок, утвердить его локальными инструкциями по ведению журнала и использовать законно.

Замена книги учёта движения трудовых книжек Законодательство не предусматривает определённого алгоритма замены журнала, в котором учитывались трудовые. Однако пользование этими документами происходит на протяжении 10 лет, что допускает их замену. Естественно, что на многих предприятиях за этот период журналы заканчивались.

В обиходе сложились правила, которые распространяются повсеместно и принимают форму установленных норм.

В первом случае, по окончании Книги учёта, заводится новый экземпляр. Последняя заполненная страница завершается записью, что журнал окончен. Он сдаётся в архив, а на новом бланке оформляется новый журнал. То есть вновь образованная Книга учёта оформляется в качестве самостоятельного документа, с новым перечнем порядковых номеров. Она утрачивает логическую и правовую связь с предшествующим журналом.

Во втором случае, последняя страница в журнале не знаменует завершения Книги учёта, а продолжает её на следующем бланке, который оформлен надлежащим образом, но учитывается в качестве единой книги, то есть продолжения первой.

Здесь могут повторяться регистрационные номера книги, а также могут использоваться те же идентификаторы при её опломбировании. Этот экземпляр нумеруется по принципу продолжения порядковых номеров. То есть последний номер в старой Книге является предшествующим для первого следующего по порядку номера в новом экземпляре. Оба правила правомерны и могут использоваться с равным успехом. Самое главное — надлежащее оформление, которое требуется по нормативам.

Что делать если книга учёта движения трудовых книжек не велась? Отсутствие Книги учёта или её ненадлежащее оформление — грубое нарушение трудового законодательства. При первой же проверке трудовых инспекторов и обнаружении столь серьёзного недочёта в работе, будут вменяться штрафные санкции. Если руководитель предприятия, который отвечает за организацию кадрового делопроизводства, обнаружил эту проблему, ему необходимо срочно принять меры по её исправлению. Обычно отсутствие журнала наблюдается у индивидуальных предпринимателей, которым до недавнего времени не разрешалось вести ТК.

Соответственно, в таких условиях не были заведены и Книги их учёта. В настоящее время нужно завести журнал, внеся в него все имеющиеся в наличии трудовые работников, работающих у юридического лица. Для этого нужно подготовить журнал по всем правилам, заполнить титульный лист, а далее — вписать в хронологическом порядке все имеющиеся трудовые работников. То есть под номером 1 должен быть вписан тот, кто устроился на работу ранее всех, а далее — книжки тех, кто устроился позже поочерёдно.

Ничего страшного в том, что дата заполнения журнала и дата приёма на работу сотрудника различаются. Главное, чтобы документ был оформлен надлежащим образом. Образец титульного листа книги учёта трудовых книжек и вкладышей к ним Полезное видео по теме Заключение. При работе с документами учёта трудовых книжек, к которым относится соответствующий журнал, могут возникнуть вопросы, которые придётся решать незамедлительно. Для этого Книгу учёта с самого начала нужно вести ответственно и аккуратно, не допуская грубых нарушений.

По окончании свободных страниц в документе — его нужно незамедлительно заменить. А если обнаружено его отсутствие — срочно завести. Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:.

6 дн. назад 1 Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них В новой книге проставляется дата, с которой начато ее ведение, а при Наименование места работы (с указанием структурного. 6 дн. назад В настоящее время книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в Далее оформить новый журнал и начать учет по официальной форме. В седьмой графе нужно указать специальность, должность и.

Тема: Документы кадровой службы Рубрика: Кадровое делопроизводство Трудовые книжки работников, вкладыши в них, а также запасные бланки книжек и вкладышей подлежат обязательному учету в соответствии с требованиями п. Форма регистрации трудовых книжек Учет трудовых книжек осуществляется путем их регистрации в специальной учетной форме. Под регистрацией документов понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения п. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях п. В процессе регистрации документу присваивается регистрационный номер, и он включается в информационно-поисковую систему организации. Таким образом, само понятие регистрации документов, юридическое значение этой процедуры и ее роль в делопроизводстве говорят о том, что кадровая служба организации должна вести большое количество регистрационных книг и журналов. Следует отметить, что, как правило, эти книги и журналы не имеют строго определенной обязательной формы. Однако из этого правила есть исключение, связанное с регистрацией трудовых книжек. Бланки книжек и вкладышей в них учитываются в соответствующей приходно-расходной книге, ведущейся в бухгалтерии, а заполненные книжки и вкладыши — в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оформляемой кадровой службой или ответственным за ведение кадрового делопроизводства в небольших организациях. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, включающая 13 граф, была утверждена постановлением Минтруда России от До введения в действие новой книги учета применялась книга, имевшая 14 граф утверждена в г. Когда следовало начинать применение новой формы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — сразу после начала действия новой формы или после окончания ведения старой книги, т. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти согласно Указу Президента РФ от

Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним. Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от

Они оформляются в каждой из организаций и имеют беспрецедентную важность. По этим записям можно отследить подлинность сведений в книжке её владельца, а также — восстановить картину его деятельности или трудовой стаж в случае утери трудовой. Видео кликните для воспроизведения.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: рекомендации по ведению

Структура журнала выглядит следующим образом: Титульный лист и бланки заполнения Заполнение книги учета осуществляется по особым правилам. Кроме этого, он должен шнуроваться, а страницы должны быть прошиты. Кроме того, на документ в обязательном порядке ставится опечатка. В противном случае книга учета теряет свою юридическую силу, и документ признается недействительным. В случае если сотрудник увольняется, ему должны вернуть трудовую книжку. После возврата документа на руки сотруднику, он ставит свою подпись, подтверждая возврат.

Журнал учета трудовых книжек: образец 2019

Как правильно вести? Все нюансы и основные положению заполнения основываются на представленных Правилах. Прежде чем начать вносить записи в Книгу, она должна быть надлежаще подготовлена: пронумерована; подписана; опломбирована. В ней должны регистрироваться трудовые книжки при приёме и увольнении, то есть когда ответственное лицо получает их на хранение и передаёт владельцу по окончании этого периода. Кроме этого учёту в журнале подлежат книжки, оформленные непосредственно на предприятии на чистом бланке. Они заводятся работникам, которые приступают к трудовым обязанностям впервые. Каждая запись о приёме ТК всегда вносится под соответствующим порядковым номером. Для того, чтобы её оформить, нужно заполнить 11 граф, каждая из которых содержит совокупность сведений о трудовой владельца и об основаниях её принятия на хранение, которыми являются приказы о приёме на работу.

Может ли кадровик вместо карточек Т-2 вести личные дела? За отсутствие книги учета трудовых книжек инспекция труда может привлечь работодателя к административной ответственности п.

Вход на сайт Как завести новый журнал учета движения трудовых книжек? Форма журнала выдачи трудовых книжек, включающая 13 граф, утверждена постановлением Министерства труда РФ от В журнале используется порядковая нумерация каждой поступающей трудовой книжки.

Основные правила заполнения журнала движения трудовых книжек

.

Книга учета движения трудовых книжек

.

Правила ведения книги учета движения трудовых книжек

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как заверить книгу учета движения трудовых книжек?
Похожие публикации